Pour qu'une société puisse régler ses frais de déplacements, elle doit établir une politique de voyages. Une fois mise en place, cette politique de voyages doit être communiquée à tous les membres de l'entreprise qui sont amenés à se déplacer. L'objectif final étant d'optimiser les notes de frais et de régler les frais de déplacements auxquels l'entreprise doit faire face.
En fonction de différents facteurs, cet instrument peut être simple ou complexe.
